Case-Study – Plattformlösung, Ambulante Hilfe für Menschen mit Behinderung

Nah am Menschen e.V. , Hilfsnetzwerk "Freestyle" in Ulm

48 pädagogische Fachkräfte (Logopäden, Ergotherapeuten, Heilerziehungspfleger, Soziale BegleiterInnen, AlltagsbegleiterInnen) zur Inklusion von Menschen mit Behinderung mit Beschäftigungs-Schwerpunkt in:

Heilpädagogischen Tagesstätten für Menschen mit Behinderung
Interdisziplinäre Frühförderstellen
Ambulante Wohn- und Betreuungsangebote
Wohn- u. Pflegeheime für Menschen
Offene Behindertenarbeit und Kontaktstellen
Werkstätten und Förderstätten

Über 120 ehrenamtliche HelferInnen
12 Wohngruppen

About

Mit der Unterstützung des Trägers sollen sich Menschen mit Behinderung in ihrem Umfeld zu eigenverantwortlichen und möglichst gemeinschaftsfähigen Persönlichkeiten entwickeln und ihre Angehörigen in der Pflegeverantwortung gestärkt werden. Das Motto: So viel Hilfe wie nötig, aber so wenig wie möglich.

Zum Projekt

Die Herausforderung

Im digitalen Büro arbeiten, egal mit welchem Endgerät: Tablet oder Laptop

Ein Büro für unterwegs für die Einsatzkräfte in und um Ulm: Die "Freestyler" brauchen ein “digitales Office” für ihr Team aus knapp 150 Fachkräften und ehrenamtlichen HelferInnen. Im Bereich der ambulanten Hilfe zur Teilhabe von Menschen mit Behinderung lautet das wichtigste Ziel: ein Zeiterfassungssystem für unterwegs. On top eine Coworking Plattform für alle InklusionshelferInnen im Außendienst, mit Vernetzung zur Verwaltung plus aktivem Einbezug der Angehörigen/Pflegefamilien sowie der eingeschränkten Menschen.

Nicht selten fühlen sich die InklusionshelferInnen in einer Inselposition. Aus der Erfahrung aller ehren- und hauptamtlichen MitarbeiterInnen von "Freestlye", soll aus diesem Grund zusätzlich ein jederzeit zugängliches Wissenszentrum in Form einer Plattform entstehen - ein Ort im Internet, in dem jederzeit Fachwissen und Unterstützung angefordert werden kann.
Der Träger möchte sofort beginnen und weiß, was er möchte: uneingeschränkte Nutzung auf jedem mobilen Gerät. Auch Ungeübte müssen sich schnell und unkompliziert auf der Coworking-Plattform einfinden können. Das sind die beiden Hauptkriterien.

Unsere Lösung

Zentrales Dokumente-Management System, E-Akte & Zeitdokumentation

Die Coworking-Plattform kann ihre Wirkung allein dann entfalten, wenn diese von den ambulanten Fachkräften als Vorteil und nicht als zusätzliche Arbeit oder etwa als Zeitfresser angesehen wird. Praxisnahe, leicht bedienbare Dokumentationshilfen und ein praktisches DMS siegen deswegen über technische Spezialitäten. Nur die Funktionen, die die InklusionshelferInnen unterwegs benötigen.

Sehen Sie, wie die Heilerziehungspflegerin Anke Bachmann die mobile Bürolösung einsetzt:

Mein mobiles Office Büro beinhaltet praktischerweise ein Dokumenten-Management-System, wo ich die persönlichen Unterlagen bedenkenfrei über die Klientenverwaltung einsortieren und jederzeit abrufen kann. Die Online-Doku vereinfacht meinen Arbeitsalltag unterwegs unheimlich, da ich jede Sekunde auf alles zugreifen kann, ganz gleich ob ich bei einer Frühförderstelle bin oder ob ich Zuhause in der Wohngruppe meines Schützlings Hilfe leiste.“

Die Coworking-Plattform habe ich direkt am Tag nach der Einführung genutzt. Es ist alles so selbsterklärend. Auch die Dokumentation meiner Arbeitzeiten. Ich reiche meine Fachleistungsstunden jetzt per Klick zur Genehmigung ein. Abweichungen zum geplanten Einsatz ergänze ich einfach durch eine Randnotiz. Über mein Digitales Büro bekomme ich dann auch die Info, ob die Einsatzzeiten genehmigt sind und an welcher Stelle Rückmeldung von meiner Seite gefragt ist."

"Viele Angehörige sind für die Plattform freigeschaltet. Sobald es Herausforderungen gibt im Alltag, ist der Chat für die Pflegenden das erste Mittel der Wahl, sprich anstelle eines Telefonats. Ich bin ja nicht jede Sekunde erreichbar, wenn ich im Einsatz bin ...
Das ist speziell auch praktisch, wenn meine Schützlinge akut Unterstützung von “ihrer” Inklusionshelferin benötigen.

Und die Wissensplattform ist ein sicherer Ort, an dem man Zugang zu Erkenntnissen und Infos zur ambulanten Inklusionsarbeit gewinnt – und das, ganz gleich ob ich bei einer Wohngruppe bin oder am Küchentisch in einer Pflegestelle sitze! In herausfordernden Situationen mit meinen Schützlingen, z. B. im Umgang mit Wutattacken oder bei Verständigungsproblemen im Umgang mit Menschen mit eingeschränkter Kommunikationsfähigkeit connecte ich mich gerne mit einer erfahrenen Kollegin. Mein Favorit ist dafür der Chat der Plattform. Handy raus, Kollegin anchatten, und Ihr Tip kommt sobald sie auf ihr Handy sieht. Und das hat man ja immer mit ..."

Die Praxis

Einfach zu bedienen. Sicheres Datenhandling bei der Online-Dokumentation

Digitaler Workspace für die ambulanten Fachkräfte im mobilen Einsatz:
“Das digitale Büro hat einen einschlägigen Vorteil: Alles liegt in der Cloud. Jegliche Daten bei uns bei "Freestyle" bleiben im sicheren, digitalen Raum (ausgenommen E-Mails). Damit sind meine Gedanken um die Datensicherheit meiner Schützlinge seit der neuen Plattform Schnee von gestern. Entwicklungsberichte, die ich keinesfalls via Mail schicken darf (Stichwort DSGVO), kann ich per Mausklick zu 100% datenschutz-konform über die Plattform teilen."

"Auch an die Selbstorganisation ist gedacht: Neue Chat-Messages oder bevorstehende Termine stechen mir direkt auf der Startseite – direkt nach dem Login – ins Auge.

Extrem liebgewonnener Helfer: mein iPad. Wenn ich bei “meinen” Schützlingen bin habe ich die Möglichkeit, z. B. Unterhaltungen mit den Angehörigen direkt im Anschluss einzusprechen. Wie? Einfach über die Diktierfunktion meines Tablets. Ich bin glücklich, denn ich erspare mir täglich zeitraubende Tipparbeit.“

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Das sagen die InklusionshelferInnen

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Steffen Burkhardt

Heilerziehungspfleger in Ulm Wiblingen

“Flexible Dokumentation meiner Tätigkeitsberichte, egal von wo. Der Austausch zwischen mir als Heilerziehungspfleger, den Angehörigen und meiner KollegIn in der Verwaltung ist von überall möglich.”

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Olivia Habila

Soziale Begleiterin

"Das “Digitale Schwarze Brett” der digitalen Workspace erleichtert das Zusammenspiel mit der Verwaltung – ganz gleich wo ich im Einsatz bin. Auch Neuigkeiten und Updates zum Thema ambulante Hilfen von Gesetzgeberseite sind per Mausklick sofort mit allen geteilt."

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Amber Kosse

Sozialarbeiterin, Schwerpunkt Menschen mit Beeinträchtigung

“Rechtemanagement ist das Zauberwort! Im digitalen Büro können geschlossene Interessensgemeinschaften angelegt werden. Informationen zu meinen Fällen sehen so z. B. nur die Angehörigen und ich als Sozialarbeiterin, da ich zur E-Akten Einsicht freigeschaltet bin.”

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Paul Grützner

Freiwilliger Helfer aus Ulm Eselsberg

“Sharing großer Datenmengen... etwa Fotos oder Handyvideos! Die können null komma nix mit den Angehörigen oder den Ansprechpartnern der Wohngruppe geteilt werden! Diese Medienformate helfen uns, Fortschritte anschaulich zu zeigen oder um Probleme verständlicher zu machen. Und so können wir die bestmögliche Hilfestellung zu geben.”

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Es ist immer gut, zwei Praxisbeispiele nebeneinander zu sehen.
Wie SOZIALDESK Ihre Soziale Arbeit
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lesen Sie in dieser Case-Study.

Soziale Arbeit – Jugendhilfe

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